Protocol melden Calamiteiten, incidenten en Crisissituaties
1. Inleiding
Tjoiz biedt gespecialiseerde jeugdhulp aan jongeren die als gevolg van complexe opgroei- en onderwijsproblemen worden bedreigd in hun ontwikkeling, problemen ervaren in meerdere leefgebieden en de aansluiting met onderwijs, werk en maatschappij dreigen te verliezen. In ons werk gaan we uit van de hulpvraag van de jongere en zijn of haar mogelijkheden, en bieden we ondersteuning - behalve aan de jongere - ook aan ouders, verzorgers, scholen en overig betrokkenen uit het netwerk van de jongere.
In de uitvoering van ons werk bestaat een risico voor calamiteiten, (geweld)incidenten en crisissituaties. Tjoiz wordt ingezet vanuit de Jeugdwet en Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Op basis van de wet zijn wij als organisatie voor jeugdhulp verplicht om calamiteiten en geweldsincidenten aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), GGD Zuidoost-Brabant (toezichthouder) en onze verwijzers (bijv. gemeenten, jeugdreclassering) te melden.
Bij calamiteiten en incidenten waarbij jeugd jonger dan 18 jaar betrokken is, moet de melding gedaan worden bij de IGJ. Indien het om een grensgeval gaat of er zijn ook volwassenen betrokken bij een calamiteit, werken GGD en IGJ samen en is er overleg wie de calamiteit zal behandelen.
Soms is het onderscheid tussen een calamiteit en een (geweld)incident onduidelijk. Een incident (niet zijnde een calamiteit) moet worden geregistreerd en geanalyseerd, en tot verbeteracties leiden. Bij twijfel nemen wij contact op met het loket van de IGJ of GGD Zuidoost-Brabant voor afstemming en vervolgacties. Eenmaal per jaar sturen we de registratie naar de IGJ.
Het niet melden van een calamiteit, (geweld)incident of crisissituatie is strafbaar en kan gevolgen hebben voor de dienstbetrekking van betrokken medewerker en/of contractering van Tjoiz.
2. Definities
Calamiteit en geweldsincident
Een calamiteit is (volgens wet) een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die in één keer tot een ernstig schadelijk gevolg voor, of de dood van, een cliënt heeft geleid, en de inzet en kwaliteit van de jeugdhulp ernstig beïnvloedt.
Een geweldsincident is (volgens wet) het seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede lichamelijk en geestelijk geweld jegens een cliënt, door een beroepskracht dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een aanbieder verblijft.
Voorbeelden:
Acute crisissituatie
Er is sprake van een crisissituatie wanneer er voor een jongere tot 23 jaar (en/of voor de ouders) een ernstige bedreigende situatie is ontstaan. De veiligheid van de jongere en de stabiliteit van het gezin kan niet meer gewaarborgd worden. Crisissituaties kunnen worden veroorzaakt door gedrag- en/of opvoedproblemen, gezinsproblemen en/of psychische problemen.
Incident
Een incident is een afwijking van het normale gedrag of handelen van de jeugdige of gezinsleden met mogelijk schadelijk gevolg voor een jeugdige of voor een ander. Een Incident kan meestal binnen de gebruikelijke inzet door de medewerker van Tjoiz worden beheerst en heeft geen betrekking op de kwaliteit of voortgang van de jeugdhulp. Incidenten kunnen desondanks ook ernstige gevolgen hebben.
Tjoiz heeft geen invloed op een calamiteit, of het voorkomen daarvan. Door snel en op de juiste manier te anticiperen op incidenten heeft Tjoiz invloed op het gedrag van de jongere en het voorkomen van incidenten.
3. Protocol Calamiteiten, Incidenten of acute crisissituatie
Het protocol is onze procedure om calamiteiten, incidenten of crisissituaties waarbij cliënten van Tjoiz betrokken zijn, juist in te schatten, te analyseren, te registreren, te evalueren en te melden bij de juiste instanties. Het doel is het treffen van maatregelen om onze jeugdhulp en processen te verbeteren, en om incidenten in de toekomst te voorkomen.
Een calamiteit wordt altijd gemeld bij Inspectie voor de Gezondheidszorg & Jeugd (< 18 jaar) of GGD Zuidoost-Brabant (> 18 jaar).
Bij een crisissituatie wordt altijd SpoedvoorJeugd ingeschakeld (< 23 jaar).
Een calamiteit, Incident of crisissituatie wordt tevens altijd gemeld aan de verwijzer.
De verantwoordelijkheid voor de interne melding van een calamiteit, crisissituatie of incident en het opstellen van een feitenverslag ligt bij de betrokken jeugdzorgwerker van Tjoiz. De verantwoordelijkheid voor het analyseren, evalueren van het incident en de incidentmelding ligt bij de directie van Tjoiz.
3.1 Procedure
3.2 Incidentencommissie
Tjoiz heeft een incidentencommissie. Door informatie te verzamelen over de incidenten die zich in een bepaalde periode voordoen, ontstaat inzicht in verbetermogelijkheden in werkprocessen.
Het doel is het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de Jeugdhulp en het voorkomen van incidenten. De incidentencommissie bestaat uit:
Elke eerste maandag van het nieuwe kwartaal worden eventuele calamiteiten en incidenten nader besproken en gekeken of we structurele maatregelen kunnen nemen ter voorkoming van deze incidenten. Gedrags- en geweldsincidenten worden altijd binnen één werkdag besproken.
3.3 Middelen
De directie van Tjoiz is eindverantwoordelijk en heeft de regie over het beoordelen, registreren en melden van calamiteiten en incidenten, en het checken van de juiste afhandeling. De directie is ervoor verantwoordelijk dat medewerkers op de hoogte zijn van protocollen, wettelijke kaders (vastgelegd in de Jeugdwet, WMO en AVG), de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling en de regels en kernwaarden die Tjoiz heeft vastgesteld omtrent haar dienstverlening.
4. Waar en hoe melden
Tjoiz biedt gespecialiseerde jeugdhulp aan jongeren die als gevolg van complexe opgroei- en onderwijsproblemen worden bedreigd in hun ontwikkeling, problemen ervaren in meerdere leefgebieden en de aansluiting met onderwijs, werk en maatschappij dreigen te verliezen. In ons werk gaan we uit van de hulpvraag van de jongere en zijn of haar mogelijkheden, en bieden we ondersteuning - behalve aan de jongere - ook aan ouders, verzorgers, scholen en overig betrokkenen uit het netwerk van de jongere.
In de uitvoering van ons werk bestaat een risico voor calamiteiten, (geweld)incidenten en crisissituaties. Tjoiz wordt ingezet vanuit de Jeugdwet en Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Op basis van de wet zijn wij als organisatie voor jeugdhulp verplicht om calamiteiten en geweldsincidenten aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), GGD Zuidoost-Brabant (toezichthouder) en onze verwijzers (bijv. gemeenten, jeugdreclassering) te melden.
Bij calamiteiten en incidenten waarbij jeugd jonger dan 18 jaar betrokken is, moet de melding gedaan worden bij de IGJ. Indien het om een grensgeval gaat of er zijn ook volwassenen betrokken bij een calamiteit, werken GGD en IGJ samen en is er overleg wie de calamiteit zal behandelen.
Soms is het onderscheid tussen een calamiteit en een (geweld)incident onduidelijk. Een incident (niet zijnde een calamiteit) moet worden geregistreerd en geanalyseerd, en tot verbeteracties leiden. Bij twijfel nemen wij contact op met het loket van de IGJ of GGD Zuidoost-Brabant voor afstemming en vervolgacties. Eenmaal per jaar sturen we de registratie naar de IGJ.
Het niet melden van een calamiteit, (geweld)incident of crisissituatie is strafbaar en kan gevolgen hebben voor de dienstbetrekking van betrokken medewerker en/of contractering van Tjoiz.
2. Definities
Calamiteit en geweldsincident
Een calamiteit is (volgens wet) een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die in één keer tot een ernstig schadelijk gevolg voor, of de dood van, een cliënt heeft geleid, en de inzet en kwaliteit van de jeugdhulp ernstig beïnvloedt.
Een geweldsincident is (volgens wet) het seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede lichamelijk en geestelijk geweld jegens een cliënt, door een beroepskracht dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een aanbieder verblijft.
Voorbeelden:
- (On)natuurlijke dood van een cliënt van Tjoiz of van een gezinslid;
- Ernstige (geestelijke) mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een persoon binnen een gezinssituatie waardoor ingrijpen van buitenaf (hulpdiensten, politie) nodig is gebleken;
- Geweld (met zwaar of blijvend lichamelijk letsel) tegen een cliënt, gezinslid of medewerker van Tjoiz;
- Ernstige seksuele intimidatie of verkrachting van cliënt of door cliënt.
Acute crisissituatie
Er is sprake van een crisissituatie wanneer er voor een jongere tot 23 jaar (en/of voor de ouders) een ernstige bedreigende situatie is ontstaan. De veiligheid van de jongere en de stabiliteit van het gezin kan niet meer gewaarborgd worden. Crisissituaties kunnen worden veroorzaakt door gedrag- en/of opvoedproblemen, gezinsproblemen en/of psychische problemen.
Incident
Een incident is een afwijking van het normale gedrag of handelen van de jeugdige of gezinsleden met mogelijk schadelijk gevolg voor een jeugdige of voor een ander. Een Incident kan meestal binnen de gebruikelijke inzet door de medewerker van Tjoiz worden beheerst en heeft geen betrekking op de kwaliteit of voortgang van de jeugdhulp. Incidenten kunnen desondanks ook ernstige gevolgen hebben.
Tjoiz heeft geen invloed op een calamiteit, of het voorkomen daarvan. Door snel en op de juiste manier te anticiperen op incidenten heeft Tjoiz invloed op het gedrag van de jongere en het voorkomen van incidenten.
3. Protocol Calamiteiten, Incidenten of acute crisissituatie
Het protocol is onze procedure om calamiteiten, incidenten of crisissituaties waarbij cliënten van Tjoiz betrokken zijn, juist in te schatten, te analyseren, te registreren, te evalueren en te melden bij de juiste instanties. Het doel is het treffen van maatregelen om onze jeugdhulp en processen te verbeteren, en om incidenten in de toekomst te voorkomen.
Een calamiteit wordt altijd gemeld bij Inspectie voor de Gezondheidszorg & Jeugd (< 18 jaar) of GGD Zuidoost-Brabant (> 18 jaar).
Bij een crisissituatie wordt altijd SpoedvoorJeugd ingeschakeld (< 23 jaar).
Een calamiteit, Incident of crisissituatie wordt tevens altijd gemeld aan de verwijzer.
De verantwoordelijkheid voor de interne melding van een calamiteit, crisissituatie of incident en het opstellen van een feitenverslag ligt bij de betrokken jeugdzorgwerker van Tjoiz. De verantwoordelijkheid voor het analyseren, evalueren van het incident en de incidentmelding ligt bij de directie van Tjoiz.
3.1 Procedure
- De medewerker meldt een calamiteit, (mogelijk)incident of een acute crisissituatie direct mondeling (telefonisch) bij de leidinggevende, ook buiten kantooruren;
- Per omgaande wordt samen met de betrokken medewerker beoordeeld of er sprake is van een calamiteit, een incident of acute crisissituatie;
- Als er sprake is van een calamiteit dan meldt de directie dit binnen één dag bij Inspectie voor de Gezondheidszorg & Jeugd en/of GGD Zuidoost-Brabant.
- Bij een acute crisissituatie wordt contact gelegd met SpoedvoorJeugd Zuidoost Brabant 088-0666999;
- Als er sprake is van een incident dan vult de medewerker het Tjoiz-meldingsformulier in en maakt een feitenverslag. Het meldingsformulier en feitenverslag mailt de medewerker binnen één werkdag naar de directie;
- Het meldingsformulier en het feitenverslag wordt beveiligd opgeslagen in het dossier van de jongere;
- Binnen een week – zowel bij calamiteiten, incidenten als een crisissituatie - volgt een overleg met de betrokken medewerker en de gedragswetenschapper. Tijdens het gesprek worden onder andere de omstandigheden en het handelen van de betrokken medewerker besproken (bijvoorbeeld hoe de medewerker toezicht heeft gehouden op de eigen veiligheid en de veiligheid van de jeugdige en gezinsleden) en wordt gekeken naar mogelijkheden voor preventieve maatregelen. Tevens wordt beoordeeld of er (externe) hulp voor de betrokken medewerker ingezet dient te worden. Vervolgens wordt het incident correct afgehandeld;
- Onderdeel van de correcte afhandeling is de incidentmelding aan de verwijzer (bijvoorbeeld gemeente, jeugdreclassering) en eventuele toelichting. Tjoiz volgt hierbij de contractuele afspraken met de betreffende gemeente en de wettelijke kaders (JW,WMO, AVG);
- Eventuele veranderingen in de begeleidingsaanpak van de betreffende jongere en gezin en/of preventiemaatregelen (eventueel wisselen van medewerker) als gevolg van het incident worden in het eerst volgende teamoverleg besproken en vastgelegd in het Ondersteuningsplan;
- De gedragswetenschapper ondersteunt de betrokken medewerker bij het opmaken en implementeren van mogelijke verbeteracties die voortvloeien uit het incident of de calamiteit.
- De eerstvolgende vier contactmomenten met de betreffende jongere en/of gezin worden door leidinggevende (of gedragswetenschapper) en medewerker voorbereid en geëvalueerd
- Calamiteiten en incidenten, en de afhandeling, worden eens per kwartaal besproken in de incidentencommissie.
3.2 Incidentencommissie
Tjoiz heeft een incidentencommissie. Door informatie te verzamelen over de incidenten die zich in een bepaalde periode voordoen, ontstaat inzicht in verbetermogelijkheden in werkprocessen.
Het doel is het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de Jeugdhulp en het voorkomen van incidenten. De incidentencommissie bestaat uit:
- Een gecertificeerde jeugd- en gezinsprofessional of gedragswetenschapper
- Een directielid
- Een begeleider
Elke eerste maandag van het nieuwe kwartaal worden eventuele calamiteiten en incidenten nader besproken en gekeken of we structurele maatregelen kunnen nemen ter voorkoming van deze incidenten. Gedrags- en geweldsincidenten worden altijd binnen één werkdag besproken.
3.3 Middelen
- Protocol melding incidenten
- Feitenverslag
- Tjoiz meldingsformulier
- Incidentencommissie
De directie van Tjoiz is eindverantwoordelijk en heeft de regie over het beoordelen, registreren en melden van calamiteiten en incidenten, en het checken van de juiste afhandeling. De directie is ervoor verantwoordelijk dat medewerkers op de hoogte zijn van protocollen, wettelijke kaders (vastgelegd in de Jeugdwet, WMO en AVG), de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling en de regels en kernwaarden die Tjoiz heeft vastgesteld omtrent haar dienstverlening.
4. Waar en hoe melden
Bij calamiteiten of incidenten waarbij jeugdigen uit gemeente Eindhoven zijn betrokken volgen wij – naast het Tjoiz-porocol – de richtlijnen in het Sociaal Calamiteitenprotocol van gemeente Eindhoven.
